TITRE PROFESSIONNEL - ASSITANT SECRETAIRE (RNCP36804)

SPECIALISE DANS L'IAE

Le secrétaire assistant assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements. Au sein du service commercial de l'entreprise, il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs. Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement. Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle. Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. La spécialisation du titre professionnel Assistant.e Administratif.ve a ainsi été conçue pour permettre aux apprenants de se professionnaliser dans les fonctions administratives spécifiques aux SIAE. Elle vise à leur faire comprendre le cadre institutionnel, juridique et historique de l’IAE, à maîtriser les outils numériques et bureautiques utilisés dans les structures, à assurer une communication efficace à l’oral comme à l’écrit, à organiser le travail administratif et à participer activement à la gestion commerciale et des ressources humaines. Elle permet également d’intégrer les principes de qualité, de responsabilité sociétale et d’utilité sociale dans les pratiques professionnelles, tout en accompagnant les apprenants dans la valorisation de leur parcours et la préparation à la certification.